Dokumentacja - Bernacki, Paweł (Organizacja konferencji naukowych, 2022)
Wybór formy i sposobu prowadzenia dokumentacji oraz ustalenie jej identyfikacji wizualnej jest zadaniem, co do którego powinna zapaść decyzja już na początkowym etapie przygotowania konferencji. Od ich wyboru zależy między innymi budżet. Zarządzaniem dokumentacją powinien zająć się sekretarz generalny konferencji lub inna, wyznaczona przez kierownika osoba z komitetu organizacyjnego. Za aspekt wizualny odpowiedzialna powinna być osoba wyznaczona do zadań promocyjnych.